Passgenaue Formular-Lösung für das KSB
Die Branche des Gesundheitswesens gehört zu unseren Schwerpunkten, weshalb wir die internen Prozesse des KSB sehr genau kennen und gezielte Lösungen für das Spital entwickeln. Die maßgeschneiderte Lösung in Form einer individuellen Formular- Anwendung ist ein gutes Beispiel, wie auch kleine Projekte an der richtigen Stelle große Wirkung entfalten! Mit ihr ist es dem Kantonspital Baden seither möglich, ohne eine aufwendige Gesamtlösung spezifische Formulare zu erstellen und somit die Kommunikationsprozesse im Unternehmen zu beschleunigen, zu strukturieren und zu vereinheitlichen!
Über 1000 Mitarbeiter verschiedener Abteilungen gehören dem Kantonspital Baden an, welche immer wieder verschiedene Anträge stellen und somit Formulare ausfüllen müssen, um beispielsweise Veränderungen anzusprechen, auf Probleme hinzuweisen oder schlicht eine firmeninterne Veranstaltung zu bestätigen. Das Klinikpersonal des KSB benötigte eine kostengünstige, schnell programmierbare und vor allem individuell umsetzbare Formular-Lösung, um sämtliche formellen Kommunikationsprozesse effizient vollziehen zu können. Der Anspruch des KSB an TQsoft war daher die Realisierung einer Lösung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ohne großen Aufwand papierlos Formulare erstellen und bearbeiten zu können.
Andrea Gantenbein-Suter: „Mit den Formularlösungen von TQsoft sind wir sehr zufrieden. Viele dieser Formulare lösen umständliche Anmelde- und Laufwege ab. Die Lösungen stehen uns jeweils innert kürzester Zeit zur Verfügung und berücksichtigen die individuellen Bedürfnisse unserer Kliniken, Abteilungen oder der Gesamtorganisation.“
Die Vorgehensweise im Projekt für das Kantonspital Baden im Detail:
Meist stehen für abteilungsspezifische kleine Umsetzungen nur geringe finanzielle Mittel zur Verfügung. Auch ist oftmals der Faktor Zeit sehr begrenzt.
Kleine Themen mit wenig Budget umsetzen
TQsoft entwickelte individuelle Formular-Lösungen, die in maximal drei Stunden umsetzbar sind. Diese Mikro-Lösungen sind besonders für einzelne Abteilungen ideal, da diese auch mit einem niedrigen Budget umgesetzt werden können und nicht die Zustimmung des gesamten Hauses bedürfen. Die entwickelten Formular-Lösungen sind flexibel und werden Schritt für Schritt gemeinsam mit dem Kunden errichtet und optimiert. Für das Kantonspital Baden wurden insgesamt drei verschiedene Varianten einer individuellen Formular-Lösung konzipiert und umgesetzt.
Individuell erstellte Formulare für Veranstaltungen
Zunächst wurden – speziell für kleinere Abteilungen – digitale Formulare, beispielsweise für Veranstaltungen, mit vorgegebenen Masken und Inhalten erstellt. Ein Administrator kann die individuellen Inhalte pflegen und den Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Diese füllen das Formular aus, senden es ab und sehen dann lediglich, wer auch an der jeweiligen Veranstaltung teilnimmt. Die Organisatoren dagegen sind mit einer Sonderübersicht ausgestattet, welche übersichtlich auflistet, wer bereits angemeldet ist. Außerdem können sie hier die erhaltenen Daten exportieren und verfügen zusätzlich über eine Auflistung der Email-Adressen der Absender.
Zeitersparnis und Ordnung dank formatierter E-Mails
Eine weitere Variante sind individuell formatierte E-Mails. Hier geben die betroffenen Antragsteller bzw. Mitarbeiter einfach in die vorgegebenen Bereiche die geforderten Informationen ein. Der Verantwortliche bzw. der Empfänger bekommt dann eine generierte E-Mail, welche übersichtlich strukturiert und dargestellt ist. Der Name des Absenders befindet sich immer an vorgegebener Stelle, der Betreff ist einheitlich und kann sofort zugeordnet werden. Am Ende steht für den verantwortlichen Empfänger durch diese einheitliche Strukturierung eine große Zeitersparnis.
Keine doppelten Meldungen mehr durch festgelegte Formulare
Zusätzlich ist die Übertragung von Fehlermeldungen über ein festgelegtes Formular eine Option. Für eine Abteilung des KSB erstellte TQsoft Vorlagen für die Meldung von Beinahe-Unfällen, für Anregungen, für Beschwerden, für die Meldung von Zwischenfällen und für bereits erwähnte Fehlermeldungen. In die verschiedenen Eingabemasken des Formulars wird eingetragen, wer die Meldung vornimmt, um was für einen Antrag es sich handelt und welche Personen betroffen sind. Der Empfänger erhält so eine übersichtliche Darstellung der Fehlermeldungen und besitzt zudem eine Filterfunktion, um gezielt nach bestimmten Ereignissen zu suchen. Die gleichzeitig erzeugte Mail dient zusätzlich als Protokoll. Ein weiterer Vorteil: Die Informationen werden in einer Datenbank gesichert und können per Einzelabfrage abgerufen werden.
Für den verantwortlichen Empfänger bedeutet dies, dass er über eine automatische Archivierungsfunktion verfügt und keinem lästigen Papierkram mehr ausgesetzt ist. Außerdem ist keine manuelle Nachpflege mehr von Nöten. Absender haben die Möglichkeit, in einer Übersicht nachzuvollziehen, welche Beschwerden bereits aufgelaufen sind. Somit kommt es zu keinen Doppelungen mehr.
Flexibilität und Kundenwunsch
Die von TQsoft erstellte individuelle Formular- und E-Mail-Lösung ist das optimale Tool zur Strukturierung von Kommunikationsprozessen für Abteilungen mit einem geringen Budget.
Es ist keine Gesamtlösung von Nöten: Ohne ein großes Projekt können individuell die Bedürfnisse der jeweiligen Abteilungen befriedigt werden. Durch die flexible Gestaltung kann jedes Formular kundenwunschspezifisch umgesetzt werden. Der Kunde entscheidet selbst, welchen Inhalt das Formular oder die Mail enthalten soll.
Bei diesem Produkt handelt es sich nicht um eine Insellösung. Es entstehen keine Quereffekte. Benutzer sparen sich unnötiges Abtippen von Dokumenten, womit auch keine Fehler mehr entstehen. Es fällt kein unnötiger Papierkram an. Somit werden, neben Zeit und Nerven, auch Umweltressourcen geschont.
Mit den individuellen Formular-Lösungen von TQsoft erhält das Kantonspital Baden ein elektronisches Kommunikations-Tool und eine elektronische Ablage – und das für ein kleines Budget!