Die DEKRA Arbeit Gruppe gehört zu den erfolgreichsten Personaldienstleistungsunternehmen in Deutschland. Als Service Division Temp Work des DEKRA Konzerns unterstützt die DEKRA Arbeit GmbH seit 1998 sowohl Kundenunternehmen als auch Arbeitnehmer bei der qualifizierten Berufs- und Personalplanung. Kern des Dienstleistungsangebots bildet ein vermittlungsorientiertes Modell klassischer Arbeitnehmerüberlassung, das den Mitarbeiterbedarf auf Unternehmensseite mit attraktiven Jobperspektiven für Zeitarbeitnehmer verknüpft. Wie gut dieser partnerschaftliche Ansatz funktioniert, zeigen nicht zuletzt Auszeichnungen wie „Great Place to Work“, „Deutschlands Kundenchampion“, der vom Focus-Magazin verliehene Titel „TOP Personaldienstleister“ oder das jüngst von der WirtschaftsWoche erhaltene Prädikat „sehr hohes Kundenvertrauen“.
Ausgangslage
Im DEKRA Unternehmen wurde lange Zeit Lotus Notes genutzt, was aber durch den Einsatz von Exchange Server abgelöst werden sollte.
Durch diese Neuerung entstand aber das Problem, dass die vielen Inhalte und Dokumente im Qualitätsmanagement und Wissensmanagement (für die Mitarbeiter einfach *Schwarzes Brett*genannt), die bisher innerhalb der alten Umgebung vorgehalten wurden, nun „ein neues zu Hause“ benötigten.
Im Zuge des „Neubau-Projekts“, sollten zudem der Komfort für die Mitarbeiter erhöht und weitere Funktionen für die Verantwortlichen der Inhalte eingeführt werden, um deren tägliche Arbeit zu unterstützen und den Aufwand für jeden einzelnen zu reduzieren.
Für die beauftragte TQsoft GmbH lautete das Projektziel:
- Informer installieren / ausrollen
- Alte Daten sichten und überführen (Migration)
- Dokumenten Prozess zur Lenkung von QM Dokumenten zur Verfügung stellen
- Suchen, Cockpits und Übersichtsseiten für Mitarbeiter zur Verfügung stellen
- Das gesamte Projekt in wenigen Wochen umsetzen, da das alte System nicht mehr lange zur Verfügung stand
Herausforderung angenommen!
Innerhalb kurzer Zeit extrahierte und bereitete das TQsoft Team die Daten aus Lotus auf, um sie im Informer einzuspielen.
Dieser Prozesschritt wurde „wiederholbar“ gestaltet, so dass die DEKRA Arbeit Gruppe die Ergebnisse sichten und TQsoft zur Optimierung interative Feedbacks geben konnte.
Die Anwendungsbereiche im Informer wurden im Low-Code Prinzip konfiguriert, wodurch DEKRA die Ergebnisse direkt begutachten konnte.
So wurde das bestehende Lotus System problemlos abgelöst und komfortabel in ein neues System überführt.
Zudem wurden ein Lenkungsprozess eingeführt und Anwendungen zur Organisationsunterstützung zur Verfügung gestellt.
Dieser Schritt ermöglicht es den Nutzern nun, komfortabel die Wikis und „Schwarzen Bretter“ mit den QM Handbüchern beidseitig zu verknüpfen.
Die DEKRA IT Abteilung hatte desweiteren den Bedarf, Vertrags-, Telefon- und Netzwerkdaten für alle Standorte verwalten zu können, um interne Support-Prozesse reibungslos zu ermöglichen. Auch das wurde im Informer ermöglicht.
Kurz nach Abschluss dieses Projektes entstanden weitere Anforderungen, unter anderem durch Covid-19 beeinflusst, bei deren Umsetzung die TQsoft GmbH behilflich war. Darunter zum Beispiel die dringende Notwendigkeit, die Verwaltung bei ihren Kurzarbeitsberichten standortübergreifend unterstützen zu können.
Ich hatte die Sorge, dass die Ablösung der alten Lotus Umgebung mit viel Aufwand verbunden sein würde. Die TQsoft GmbH hat mir, dank ihres agilen und unkomplizierten Projektmanagements und ihrer pragmatischen Umsetzung, diese Sorge schnell nehmen können. Die Kombination aus Software Hersteller und Dienstleister war in diesem Zusammenhang genau das, was ich mir vorgestellt hatte. Auch die Geschwindigkeit und Flexibilität nach Projektabschluss, auf weitere Änderungen und neue Anforderungen zeitnah zu reagieren, ist beeindruckend.
Tobias Indlekofer (IT Leiter)
Die TQsoft GmbH freut sich über das gelungene Projekt und das positive Feedback.
