Dokumentenmanagement Software

Unterschiedliche Rollen und Benutzerrechte
Die für mich relevanten Handbücher und Dokumente werden angezeigt
Aktuelle Statusinformationen

Inhalte und Dokumente gängiger Formate werden dem Nutzer stets aktuell direkt angezeigt. Ein Dokumentenvergleich zu älteren Versionen ist jederzeit möglich.

Verwaltung und automatisierte Wiedervorlagen aller Dokumente im Unternehmen Ein Cockpit zum schnellen Erledigen meiner anstehenden Aufgaben

Live Status der Dokumente im Lenkungsprozess

Inhalte und Eigenschaften werden getrennt bearbeitet.
Eigenschaften können beliebig erweitert werden.
Redakteure konzentrieren sich auf die Inhalte.

Den Status aller gelenkten Dokumente immer im Blick

Immer aktuelle Dokumente

Durch das zentrale Dokumentenmanagement werden gelenkte (Lenkungsprozess) und ungelenkte Dokumente in ihrer aktuellen Revision immer aktuell allen zugriffsberechtigten Lesern über die Navigation der Handbücher oder zentraler Volltextsuche zur Verfügung gestellt.

Die gelenkten Dokumente werden darüber hinaus automatisch und rechtzeitig vor Ablauf ihrer Gültigkeit den Verantwortlichen automatisch zur Prüfung vorgelegt, sodass keine Inhalte übersehen werden.

Selbstverständlich können in diesem System Inhalte verschiedenster Art (Word, Excel, PowerPoint, Video, Web Editor Inhalte, Pdf Dokumente u.v.m.) im System zentral abgelegt und über die oben bereits erwähnte Navigation oder zentrale Suche zur Verfügung gestellt werden.

Immer relevante Dokumente

Bei der großen Menge der Inhalte, welche heutzutage in einem Unternehmen verarbeitet werden müssen (z.B. QM Inhalte für ISO 9001 oder EU-DSGVO Verarbeitungsverzeichnisse), ist es wichtig, dass die Nutzer sich dennoch in einem System zurechtfinden und die für sie relevanten Inhalte finden und nutzen können.

Ohne Redundanzen bzw. Dubletten zu erzeugen können in der Software Inhalte in beliebig vielen und unterschiedlichen Handbüchern veröffentlicht werden, über Dokumentenarten und Geltungsbereichen zugeordnet werden und somit den jeweiligen Nutzern in den Abteilungen mit hoher Relevanz zur Verfügung gestellt werden.

Schnellere Überarbeitung der Dokumente

Das Führen eine Dokumenten-Überwachungsliste? Überflüssig!
Die umfangreiche Prüfung auf Einhaltung der Form der Inhalte? Überflüssig!
Die lange dauernde Prüfung von Änderungen von Inhalten durch Prüfer und Freigeber? Überflüssig!

Der Lenkungsprozess unterstütz die verantwortlichen Mitarbeiter (QMB, ISMS Beauftragter oder Datenschutzmanager), Redakteure, Prüfer und Freigeber im Prozess optimal, da viele sich wiederholende Schritte und aufwendige Pflege von Stammdaten durch die Software automatisiert werden.

Schnelleres Finden von Informationen

Änderungen von Inhalten und Dokumenten können über Cockpits auf einer Mitarbeiterstartseite zur Verfügung gestellt werden.

Mitarbeiter können ihre häufig genutzten Inhalte mit Lesezeichen versehen ohne sich zur sorgen, dass bei einer Änderung nicht automatisch der neue Inhalt im Lesezeichen zur Verfügung steht.

Eine schnelle und zentrale Volltextsuche über alle Inhalte erlaubt neben der Navigation in verfügbaren Handbüchern das schnelle Auffinden von Inhalten in einem zentralen integrierten Managementsystem.

Jederzeit alles im Überblick

Für Jedermann! Durch eine zentrale übersichtliche Startseite mit den Zusammenfassungen der letzten Mitteilungen, Cockpits für neue Dokumente oder Änderungen sowie den schnellen Zugriff auf die Inhalte über die Handbücher, Suche oder Lesezeichen.

Jederzeit stehen die Informationen

in der aktuellsten Revision
mit korrekten Zugriffsrechten
schnell im Zugriff

zur Verfügung.

Über das offene Datenbankmodell lassen sich neben den bereits verfügbaren Cockpits und Berichten weitere Berichte mit den Berichtswerkzeugen Ihrer Wahl (z.B. MS SQL Reporting Services) im System einbinden.