ENTEGA AG setzt auf Informer

Anfang 2020 hat sich die ENTEGA AG für den Informer entschieden, um Dokumentenlenkung, Auditmanagement und das Betriebliche Vorschlagswesen (BVW) abzubilden. Im Dezember 2020 war es dann soweit, die Lösung inkl. einer Datenmigration aus Lotus Notes wurde in den Live Betrieb übernommen.

Im ersten Abschnitt der Implementierung war es das Ziel, es zunächst vier Gesellschaften zu ermöglichen, in nur einer Plattform alle Qualitäts- und Wissensdokumente abzulegen, sie zu lenken und sie allen Mitarbeitern in einem Zugriffs- und Unternehmenskontext zur Verfügung zu stellen. Ergänzt wurde diese Informationsplattform dann durch ein internes Auditmanagement und das BVW, inkl. eines Maßnahmenmanagements für die jeweiligen Bereiche, auf das alle Gesellschaften des Konzerns Zugriff haben.

Beim BVW wurden die individuellen Abläufe und Anforderungen der Gesellschaften analysiert, um anschließend mit der Workflow Engine einen darauf abgestimmten Prozess zur Verfügung zu stellen, welcher alle notwendigen Funktionen für den optimalen Einsatz enthält.

Auf Grund der schnellen Akzeptanz des Informer bei den Mitarbeitern und Abteilungen, ergab sich die Planung, ihn in weiteren Gesellschaften zur Verfügung zu stellen. Auch sorgte sie dafür, dass bereits kurz nach Projektstart weitere Anfragen entstanden, um beispielsweise einen Wirtschaft-Revisionsprüfprozess oder ein internes Vertragsmanagement abzubilden. Auch hier zeigt sich die Leistungsfähigkeit der Plattform, da sie einfach durch weitere Themen ergänzt werden kann, ohne dazu neue Software Systeme einführen zu müssen.

Der Informer überzeugt durch seine Flexibilität! Die Mitarbeiter bei TQsoft haben dafür gesorgt, dass wir durch ihre agile und gute Zuarbeit das Projekt innerhalb der geforderten Zeit erfolgreich umsetzen konnten.

Die Projektleiterin für das Gesamtprojekt meint dazu:

Steckbrief (im Detail):

• Installation und Konfiguration der Plattform innerhalb der ENTEGA Infrastruktur für mehr als zweitausend Mitarbeiter
• Nutzung der Informer Solutions Dokumentenlenkung/-management und Auditmanagement
• Aufbau und Umsetzung eines individuellen BVW Workflows
• Datenübernahme aller bestehenden Dokumente aus den Altsystemen (mit Transformation der Office Dokumente in neues Format & Layout)
• Anbindung an die Active-Directory Struktur mit User-, Rollen- und Zugriffsrechtekonzept
• Aufbau weiterer Workflows im Anschluss an das Projekt innerhalb der Fachabteilungen