Projektmanagement Tool für das Kantonsspital Baden
Ein modernes Krankenhaus, braucht ein modernes Projektmanagement, denn wer große Projekte verwaltet, braucht ein professionelles Tool, um die Prozesse zu steuern. Das KSB hat es verstanden. Das Projektmanagement Tool von TQsoft unterstützt in allen Phasen des Projekts (Planung, Initiierung, Verwaltung, Zeit- und Kostenerfassung…).
Das Kantonsspital Baden (KSB) bietet als Kompetenzzentrum umfassende medizinische Versorgung für über 300 000 Einwohner. Das KSB ist seit 1978 in Baden und mit über 1000 Mitarbeitern das zweitgrößte Krankenhaus in der Region. Es arbeitet eng mit Hausärzten, Spitälern und anderen Gesundheitsorganisationen im Ostaargau zusammen und verfügt über ein breites medizinisches Know-how. Qualität und Sicherheit gehören zu den Kernkompetenzen des KSB.
Eine Lösung fand TQsoft mit der Erstellung eines individuellen Management-Tools für Projekte. Mittels dieser Software können die verschiedenen Prozess-Stufen übersichtlich dargestellt und alle Informationen von allen Beteiligten eingesehen werden. Doch nicht nur das: Mitarbeiter, die mit bestimmten Nutzungsrechten ausgestattet sind, können hier an einer zentralen Stelle eigene Projektideen einreichen, deren Status einsehen und erfahren, ob die Idee von der Geschäftsführung angenommen, genehmigt und umgesetzt wird.
Die Projektanträge werden übersichtlich aufbereitet und unterteilt, beispielsweise in die Rubriken: Name des Projektes, Projektideen-Owner, Projektziel, mögliche Projektleiter und auch mögliche Kosten. Diesen Anträgen können auch Anhänge beigefügt werden, wie PDF-Dateien oder Scribbles. Alle Mitarbeiter – sofern mit den nötigen Rechten ausgestattet – können sich somit einen Überblick verschaffen und verfügen dank des Informer Management-Tools über eine transparente Einsicht in das Projekt-Management. Die Ansicht kann variabel als Gesamtübersicht angezeigt oder nach Projektart gefiltert werden.
Außerdem fungiert das Management-Tool als zentraler und einheitlicher Kommunikationskanal.
Das Management-Tool stellt besonders für die Projektleiter des Kantonspitals Baden eine Erleichterung im Arbeitsalltag dar. Die eingereichten Projektideen können hier betrachtet, bewertet und priorisiert werden. Die Priorisierung ist unterteilt in zwei Bereiche: Zunächst wird ermittelt, wie hoch der finanzielle Nutzen, die Zielklarheit, die strategische Konformität oder die Wettbewerbsfähigkeit ist. Anschließend erfolgt eine weitere Prüfung zur Feststellung der Vorrangigkeit, beispielsweise nach IT-Dringlichkeit, Chance auf schnelleren Markterfolg oder nach Höhe des Beitrags zur Mitarbeitermotivation. So können die wichtigsten Tätigkeiten ermittelt und nach und nach umgesetzt werden.
Der Projektmanager vergibt zudem einen aktuellen Status, der in Ampelfarben visualisiert wird. So stellt er z. B. bei Zeit- oder Kostenüberschreitung den Status auf rot. Jeder verantwortliche Manager verfügt somit nicht nur über ein Werkzeug zur Verwaltung von Projekten, sondern auch über eine transparente Einsicht über die aktuellen Arbeiten. Er besitzt Informationen über die involvierten Personen, den Projektauftraggeber, die Art des Vorhabens, die Phase, den festgelegten Projektstart und das Projektende. Auch erfährt er welche Kosten und welches Volumen anfallen und was die nächsten Bearbeitungsschritte sind.
Da Projekte mit einer gewissen Vorlaufzeit beantragt werden, können die Projektleiter bzw. die Finanzverantwortlichen eine präzise Budgetplanung vornehmen und müssen sich nicht nur auf Erfahrungswerte aus den vergangenen Jahren verlassen. Die Kosten können so besser aufgeteilt, verteilt sowie zugewiesen werden.
Besonders Meta-Projektmanager, betreut mit der Auswahl, Planung, Steuerung und Überwachung von Multiprojekten, können somit bequem arbeiten – und das an einer zentralen Stelle. Dies ermöglicht auch die Ermittlung von Schnittstellen bei Projekten: Wo können diese, beispielsweise zur Einsparung von Kosten, kombiniert und zusammengelegt werden?
Das Management-Tool von TQsoft erleichtert so nicht nur die Prozessabläufe und somit den Arbeitsalltag, sondern sorgt auch für eine effizientere Projektplanung und Kosteneinsparungen!
Herr Sahit Kerhanaj: „Das Multiprojektmanagement-Tool der TQsoft ermöglicht es allen Mitarbeitenden, eine bedürfnisgerechte Übersicht über die laufenden Projekte im Unternehmen zu gewinnen. Mit wenigen Klicks gelangt man jeweils auf das einzelne Projekt mit den wichtigsten Projektinformationen. Weiter haben Mitarbeitenden einfachen Zugang zu den wichtigsten Projektwerkzeugen. Zudem bildet das Tool den einzelnen Projektleitern die Möglichkeit, Dokumente, Präsentationen und Protokolle mit dem Projektteam zu teilen. Wichtig dabei ist, dass diese Projektprozesse einheitlich geführt werden und jeweils auf dem Budget- und Strategieprozess abgestimmt sind. Kurzum: Das Tool der Firma TQsoft ist ganz im Sinne des Multiprojektmanagement. Es sollen die richtigen Projekte, zum richtigen Zeitpunkt effizient und transparent geführt werden. Dies steigert den Projekt- und Unternehmenserfolg.