Bewerbermanagement für die DFH Deutsche Fertighaus Holding AG

Die DFH Deutsche Fertighaus Holding AG ist das größte Fertighausunternehmen Deutschlands und mit mehr als 20 Prozent Marktanteil führend in der Branche. Als starker Unternehmensverbund verfolgt die im Jahr 2001 gegründete Holding eine klare Strategie: als Dachgesellschaft von vier Fertighausmarken bietet sie Häuser für jeden Stil und Geschmack!

Diese vier Vertriebslinien agieren mit innovativen Hauskonzepten in Holzrahmen- und Massivbauweise jeweils eigenständig am Markt:
• massa haus als führende Marke für Ausbauhäuser 

• allkauf als Spezialist für Ausbauhäuser mit maßgeschneiderten 
Ausbaupaketen 

• OKAL als Premiumanbieter für schlüsselfertige Eigenheime 

• Ein SteinHaus als Experte für massiv gebaute Fertighäuser 


Die Abwicklung, Produktion und Montage der beauftragten Eigenheime erfolgt zentral über die DFH, welche die strategische Ausrichtung der DFH-Gruppe verantwortet, finanzielle Planungssicherheit bietet und alle Phasen in der Projektabwicklung kontrolliert. Diese Bündelung
von Erfahrung und Wissen kommt den Kunden zugute:

Maximierung der Qualität – Minimierung der Kosten!
Der Hauptfirmensitz der DFH und ihrer Tochterunternehmen ist in Simmern im Hunsrück – mit mehr als 140 Musterhausstandorten (Stand 2016) ist sie deutschlandweit vertreten.
Die Mitarbeiteranzahl liegt konzernweit bei etwa 1350 Angestellten. Zählt man die freien Handelsvertreter der vier Vertriebslinien hinzu, ergibt sich eine Zahl von fast 2000 Mitarbeitern!

Die Anforderung

Für das Bewerbermanagement der freien Handelsvertreter haben die Vertriebslinien der DFH die TQsoft GmbH mit ins Boot geholt und folgende Anforderungen an sie gestellt:
• Umfassende Qualitätssteigerung des Außendienstmitarbeiter-Bewerbermanagements, durch Unterstützung bei der Stellenausschreibung und dem Bewerbungsablauf 

• Hilfe bei der Erstellung und Dokumentation der Korrespondenz mit dem Bewerber – Verkürzung der Bearbeitungszeiten und Optimierung der Informationswege 

• Garantie der Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Vorgänge (aktuelle sowie abgeschlossene) – von der eingehenden Bewerbung bis hin zum Vertragsabschluss 

• Auswertbarkeit der Resonanz auf die unterschiedlichen Platzierungen (online Stellenportale,…) der Ausschreibungen 
Die TQsoft-Lösung 


An dem komplexen Geschäftsprozess des Handelsvertreter-Bewerbermanagements sind folgende Personen beteiligt: auf der „externen“ Seite der Bewerber, auf der firmeninternen Seite die Verkaufsleiter, Sachbearbeiter und HR.
Die Stellenausschreibungen werden über bekannte Stellenportale (wie Stepstone, Monster, Stellenbörse etc.) sowie über die eigenen Firmenwebseiten eingestellt.

Die Vorgehensweise im Detail

Mit der neuen Lösung von TQsoft werden Bewerbungen auf diese Stellenausschreibungen nun über ein einheitliches und einfach zu nutzendes Bewerbungsformular abgegeben – so erreichen alle Antworten der Interessierten das Unternehmen nach einheitlichem Schema. Der Bewerber wird automatisch über den Status und nächste Schritte in Bezug auf seine Bewerbung informiert.

Firmenintern werden eingehende Bewerbungsschreiben automatisch der jeweiligen offenen Stelle (in einer der 4 Vertriebslinien oder auf Holding Ebene) zugeordnet. Sachbearbeiter der Personalverwaltung übernehmen die Überprüfung auf Vollständigkeit und Ernsthaftigkeit der Formulareingänge und nutzen den Prozess, um die Verantwortlichen der jeweiligen Stellenausschreibung (GVL/ VKL) über interessante „Kandidaten“ zu informieren. Diese erhalten über den Workflow Unterstützung bei der nun folgenden Korrespondenz und Terminabstimmung mit dem Bewerber. Im Fall der Einstellung werden im System automatisch die passenden Verträge generiert.

Kompetente Bewerbungen, die jedoch nicht zu einem Vertragsabschluss geführt haben, werden nach Genehmigung des Bewerbers in einem Bewerberpool gesammelt, um bei erneutem Personalbedarf auf die Person zugehen zu können.

Übersichtliche Reports und Cockpits ermöglichen jeder Zeit einen Überblick über alle laufenden Bewerbungen und anstehenden Aufgaben,
liefern darüber hinaus Informationen über die „Herkunft“ der Bewerbungen und ermöglichen so aktuelle statistische Auswertungen des Bewerbungsprozesses.

Kundenstatement

Oliver Dümcke: „Die Fa. TQ-Soft hat es geschafft, unseren relativ komplexen Ablauf der Bewerbungen von Handelsvertretern in einer Software abzubilden, dass wir schon jetzt die deutlichen Vorteile merken. Die Abbildung aller Prozessschritte und das detaillierte Reporting  ermöglicht es uns , Schwachpunkte in dem Prozess herauszuarbeiten und Ressourcen effizienter einzusetzen.“