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Recruitment bei MTSZ

Neue Mitarbeiter zu finden ist ein schwieriger und langwieriger Prozess. Das muss aber nicht so sein. Wie das ganze softwaregestützt funktioniert und wie sie jede Menge Verwaltungsarbeit einsparen, erfahren Sie hier.

Die Sana-Medizintechnisches Servicezentrum GmbH ist ein unabhängiger und herstellerneutraler Dienstleister für Gesundheitseinrichtungen im Bereich Medizintechnik. Als 100%iges Tochterunternehmen der Sana Kliniken AG mit Hauptsitz in Stuttgart, 38 Standorten bundesweit und über 150 Mitarbeitern, betreut sie knapp 400 Kunden in den Bereichen Technischer Service, Fachberatung, MIT und Schulung.

Die Sana-Medizintechnisches Servicezentrum GmbH benötigte ein Programm, um die Koordination und Dokumentation von Bewerbungsabläufen – vom ersten Kontakt bis zur Einstellung oder der Absage – besser zu strukturieren. Bewerbertermine sollten auf einfachste Weise und übersichtlich verwaltet und jederzeit abgerufen werden können. Außerdem sollte mittels Software ein Bewerberpool aufgebaut und für den anfallenden Schriftverkehr ein Vorlagenmanagement erstellt werden. Eine besonders wichtige Eigenschaft des Programmes: Wird ein Bewerber aus verschiedensten Gründen abgelehnt, werden all seine persönlichen bewerbungsbezogenen Daten fristgerecht im Sinne des Datenschutzes unwiderruflich gelöscht. Entscheidet sich die Firma für einen Bewerber, sollen seine Daten reibungslos in die Personalabteilung/Kontaktverwaltung überführt werden.

Ziemlich viele Anforderungen für ein Recruitment System, die Umsetzung scheint komplex – komplex einfach! TQsoft konzipierte auf Basis des Informer infoPilots eine individuelle softwaregestützte Lösung für die Sana-Medizintechnisches Servicezentrum GmbH. Mittels infoPilot werden Bewerbungsabläufe sofort einfach, übersichtlich und effizient verwaltet. Jeder erledigt nur die Prozessschritte für die er zuständig ist. Die Cockpitfunktion enthält zudem eine Übersicht über den Bewerbungsprozess und eine Ampelerinnerung für die entscheidenden Personen. Auch können punktuell Dritte in den Auswahlprozess hinzugezogen werden, ohne das die zwingend im Gesamtsystem involviert sein müssen. Über die infoBase konnte die Schriftverkehrslösung implementiert werden. Für bestimmte Arbeitsschritte sind dank des Informer infoPilots ab sofort stets Vorlagen vorhanden, die einen einheitlichen und zügigeren Arbeitsalltag garantieren. Die Mitarbeiter werden über Ausschreibungen aller zu besetzenden Stellen automatisch über das Intranet informiert. Das integrierte Terminmanagement erinnert die Beteiligten automatisch an Vorstellungstermine. Auch werden E-Mails direkt aus dem Postfach in die infoBase abgelegt und dort der Bewerberakte zugeordnet. Das Programm ermöglicht die einfache Verwaltung und Pflege von Kontaktdaten in einer Bewerberdatenbank. Durch die Verlaufsdarstellung kann man den kompletten Bewerbungsprozess mit einem Zeitstempel versehen und somit dokumentieren, was später die Entscheidungsfindung leichter gestaltet. Das Ablehnen eines Bewerbers zieht das automatische Löschen der Datei aus der Auflistung nach sich.

Diese individuelle Lösung zur Vereinfachung der Arbeitsabläufe im Recruitment garantiert sowohl eine deutliche Zeiteinsparung, als auch eine übersichtliche Organisation und Verwaltung der vorhandenen Bewerberdaten. Das System ist aus puren Praxisanforderungen heraus entstanden und hat ein bisher vollständig analoges, papierbasiertes Rekrutierungsmanagement durch ein digitales Verfahren abgelöst.

Matthias Mögel: „Dies ist ein System aus der Praxis für die Praxis – Der Bewerbungsprozess wird schneller, transparenter, regelkonform und voll digital.“

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