Otto and Sons Industries (OSI) ist ein amerikanischer Nahrungsmittelkonzern mit Hauptsitz in Aurora bei Chicago. Das Unternehmen beliefert u.a. eine große weltweit bekannte Fast Food-Kette exklusiv mit Fleischprodukten. In Deutschland ist die OSI-Gruppe an 7 Standorten vertreten – die größten Niederlassungen befinden sich in Günzburg und Duisburg. Kunden aus dem Foodservice-Bereich, dem Retail-Markt und der industriellen Lebensmittelveredelung aus ganz Europa vertrauen seit Jahrzehnten auf die hochwertigen Produkte von OSI. Um das Qualitätsmanagement, das bisher „statisch“ abgebildet wurde, mit den darin integrierten Freigabe-Prozessen zu optimieren und eine zentrale Stelle für das Managementhandbuch sowie alle zugehörigen Dokumente zu schaffen, musste eine ins bestehende System integrierbare Software-Lösung geschaffen werden, die all diese Prozesse auf einfache Art abbildet und von jedem Mitarbeiter aufruf- und bedienbar ist.

Diese Bündelung in einer zentralen Managementstelle sorgt gleichzeitig für eine Optimierung des Arbeitsalltags und eine Verbesserung des Qualitäts- und Wissensmanagements. Durch die Integration einer Suchfunktion und einer übersichtlich gestalteten Navigation lassen sich gewünschte Inhalte schnell finden. Außerdem sorgen eine automatische Dokumentenüberwachungsliste sowie eine sich automatisch generierende Liste gesperrter und ungültiger Dokumente für mehr Qualität in der Informationssammlung!

Julia Junginger: „Wir nutzten den Informer bereits für die Abbildung unseres Managementsystems und die Verwaltung unserer Dokumente. In diesem Projekt hat uns TQsoft organisatorisch schnell und unkompliziert einen Schritt nach vorne gebracht! Neben der strukturierten Ablage können wir nun über den Lenkungsprozess alle Inhalte optimal steuern und Änderungen nachvollziehen.”

Die Vorgehensweise im Detail:

Dynamische Abbildung des Management Handbuchs

Bisher bildete OSI sämtliche Prozesse des Wissens-, Informations- und Qualitätsmanagements “statisch”, ohne Workflow zu Änderungen bzw. Freigaben der Änderungen ab. Durch die Entwicklung eines Workflows und durch die neue strukturelle Abbildung des IMH für alle Standorte, können Informationen und Prozesse nun besser eingesehen werden und sorgen für eine Optimierung des Arbeitsalltages.

Schnelle Migration in das vorhandene System

Das entwickelte Management Handbuch, in neuer, vereinfachter Struktur, konnte in kurzer Zeit aus dem bereits bestehenden System erstellt werden. Die Anpassung des IMH geschah im Hintergrund und war individuell auf die Bedürfnisse von OSI zugeschnitten. So wurden beispielsweise die Inhalte für die Suchfunktion optimiert, Publikationsordner für die Standorte angelegt, neue Strukturen geschaffen, die Navigation optimiert und Listen für die Qualitätsmanagentbeauftragten (QMB) erstellt.

Eine zentrale Stelle für alle Dokumente

Alle Nutzer können die angelegten Dokumente fortan in der Struktur ihres Standortes einsehen und Änderungen oder neue Inhalte beantragen. Möglich wird das durch die Funktion, Dokumente in beliebigen Strukturen zu publizieren.
Der Workflow steuert vereinfacht die Anträge und gibt dem QMB die Möglichkeit, die Inhalte optimal zu steuern und zu überwachen.
Das IMH enthält außerdem eine automatische Dokumentenüberwachungsliste sowie eine automatisch generierte Liste, die Auskunft über gesperrte oder ungültige Dokumente gibt. Alle Änderungen im Prozess sowie bei den Dokumenten selbst, werden im System nachhaltig festgehalten.

Abbildung des Integrierten Management Handbuches (IMH) und Umsetzung eines Workflow-Lenkungsprozesses.