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Sana MTSZ profitiert vom digitalen Eingangsrechnungsworkflow

Das Sana Medizintechnische Servicezentrum hatte bei seiner enormen Anzahl an eingehenden Rechnungen die brennende Problematik, diese nicht mehr zeitnah abarbeiten zu können. So konnten vom Lieferanten gewährte Skonti für schnelle Zahlung nicht mehr ausgeschöpft werden. Um das „Verschenken“ solcher Preisnachlässe zu vermeiden, wurde der Informer eingesetzt! Schon 3 Monate nach der Umsetzung hatte sich die Investition refinanziert!

Die Medizintechnik ist eine wichtige Größe in jeder Gesundheitseinrichtung. Sie trägt mit dazu bei, dass das Gesamtsystem reibungslos funktioniert, denn letztlich hängen Leben und Gesundheit der Patienten davon ab. Die Sana-Medizintechnisches Servicezentrum GmbH sorgt für diese Sicherheit.

Der Informer wird bei der Sana MTSZ seit 2006 für vielfältige Themen im Unternehmen eingesetzt. Neben der Projektsteuerung und Zeiterfassung, unterstützt der Informer das Unternehmen auch in der Abbildung der Informations- und Wissenssysteme.
Auch schätzt die MTSZ den flexiblen Einsatz des Informer für die Auftragsdisposition, die Vertriebssteuerung und das Personal-Rekrutierung.

In dem wie folgt beschrieben Projekt galt es die besonderen Anforderungen abzubilden:

  • Erfassung aller Rechnungen
  • Zuordnung der Rechnungen zu den technischen Büros, Kundenaufträgen, etc.
  • Rechnungsprüfung
  • Anbindung an die Medizintechnik-Datenbank
  • Setzen von Kostenstellen und Konten
  • Exportieren der Daten
  • Archivierung zwecks späterer Recherche (Reklamationsmanagement)

Die Vorgehensweise im Detail

Der Eingangsrechnungsworkflow dient der Verarbeitung sämtlicher Rechnungen, welche an die Sana MTSZ gestellt werden. Hierbei werden Rechnungsdaten von der Buchhaltung erfasst sowie von der verantwortlichen Stelle geprüft und freigegeben (oder abgelehnt).
Im Anschluss werden die entsprechenden Kostenstellen buchhalterisch zugewiesen – bei Splitbuchungen werden mehrere Kostenstellen/ Konten gesetzt. Wichtige Informationen, wie die Mehrwertsteuer, Skonto, etc., können ohne Schwierigkeiten erfasst werden.
Die implementierten Rechnungsdaten werden anschließend als Stapeldateien exportiert und somit für die Weiterverarbeitung in der zentralen SAP Buchhaltung bereitgestellt.
Im System werden selbstverständlich alle Daten, zwecks späterer Recherche, archiviert.
Die Rechnungsdaten für medizinische Geräte werden dabei in einer separaten Datenbank zugeordnet (HSD MT-DATA).

Die gesamte Kommunikation wird im Prozess klar festgehalten und ist so für alle Beteiligten stets transparent verfügbar. Der Durchlauf einer Rechnung ist somit digital in wenigen Stunden, über alle Standorte hinweg, möglich. Der gesamte Workflow erfolgt übersichtlich, flüssig und schnell.

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Alleine dadurch, dass sehr schnell wieder Skonto ausgeschöpft werden konnte, kam es innerhalb von drei Monaten zum Return of Invest (ROI). Und da ist die Zeitersparnis, Verbesserung der Arbeitsabläufe und Fehlerverringerung noch gar nicht inbegriffen.

Robert Bezler (kaufmännischer Leiter)