Die Firma Reha Bedarf GmbH beliefert ihre Kunden seit 1994 mit Hilfsmitteln im medizinischen Bedarf. Dabei fokussiert sie sich auf Schwerpunkte und erreicht durch ständige Qualitätskontrolle ihres Produktsortiments ein bedarfsgerechte und kostengünstige Lieferung ihrer Kunden.
Durch kontinuierliches und besonders in den letzten Jahren schnelles Wachstum suchte die Reha Bedarf GmbH daher eine Software-Lösung, welche sich mit akzeptablen Aufwand und in iterativen Schritten in das Unternehmen einführen lässt, ohne dass der laufende Betrieb dadurch beeinträchtigt wird.
Die Herausforderungen war und ist, die bestehenden Prozesse im Unternehmen organisatorisch, aber auch technisch in Form von Software zu verbessern. Da das Unternehmen bereits nach ISO 9001 und weiteren Normen zertifiziert ist, führt es selbstverständlich hierzu entsprechende Qualitätsmanagementsysteme.
Um eine breite Basis und Akzeptanz für die Nutzung sicherzustellen wurde im ersten Schritt die bestehende Dokumentation in den Informer überführt. Durch die automatischen Abläufe im System wurden für die Verantwortlichen viele Arbeitsschritte und Verwaltungsaufgaben obsolet, so dass Kapazitäten geschaffen wurden, um die Inhalte (und somit die Prozessabläufe selbst) analysieren und optimieren zu können.
Neben den Inhalten aus den Managementsystemen wurden alle oft benötigten Dokumente im Informer strukturiert abgelegt und zur Verfügung gestellt.
Alle Informationen aus den Handbüchern und Wissensablagen stehen damit schnell über zentrale Suchen oder über Handbücher zur Verfügung.
In weiteren Schritten wurden Feedback Formulare zur Verfügung gestellt, um einfach mit den Mitarbeitern zu kommunizieren und die Bearbeitung und Ergebnisse allen transparent zur Verfügung zu stellen.
Nach erfolgreicher Einführung des Informer sollen nun in weiteren Schritten Prozesse analysiert werden, welche dann mit der Workflow-Engine (infoPilot) umgesetzt werden.
Carsten Wendel meint hierzu
Durch den Informer werden alle Dokumente auf einer zentralen Plattform im Unternehmen bereitgestellt. Die Suchfunktion gewährleistet dabei, dass benötigten Information und Dokumente effektiv gefunden, abgerufen und verwaltet werden können. Durch die interne Versionierung des Informer steht dem Nutzer immer nur die aktuellste Version zur Verfügung. Änderungen und Neuerung werden den Nutzern direkt im Cockpit des Informers angezeigt, so dass separate Informationen per E-Mail nicht nötigt sind.
Neben dem Dokumentenmanagement werden im Informer Prozesse, wie beispielsweise das Ideen- oder Beschwerdemanagement, abgebildet. Dies garantiert eine schnelle und effektive Bearbeitung und bietet dem Einreicher die Möglichkeit transparent jederzeit den Bearbeitungsstand seiner Eingabe zu verfolgen.
