Dokumentenmangementsystem für Kühlmann
Die Heinrich Kühlmann GmbH & Co. KG ist Hersteller hochwertiger Lebensmittel, mit hohem Anspruch, neuen Ideen und großem Idealismus. Leistung und Leidenschaft sind für sie keine leeren Worte.
Um dieses Qualitätsversprechen auch in der Zukunft halten zu können, hat Kühlmann alle Dokumente digitalisieren und professionell verwalten lassen. Dadurch wurde die stete Aktualität gewährleistet und Sorge getragen, dass alle Mitarbeiter auf ausschließlich relevante Daten über Ihre Browserstartseite zugreifen. Die Benutzereinstellungen der Mitarbeiter werden hierbei individuell festgelegt. Dies erspart den Unternehmen jede Menge Zeit und beugt Fehlern vor. Der ehemals hohe Arbeitsaufwand der Erstellung der manuellen Überwachungslisten entfällt komplett, da diese durch den Informer automatisiert werden. Risiken, bedingt durch den veralteten Prozess, wurden ausgeschaltet und somit die Performance des gesamten Unternehmens effektiv verbessert!
Die Vorgehensweise im Detail
Installation
Die grundlegende Installation des Informer erfolgte durch TQsoft in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung der Firma Kühlmann. In diesem Fall wurde die Installation per Remote Zugriff umgesetzt. Voraussetzung waren lediglich ein aktueller Windows Server und eine SQL Datenbank.
Konfiguration
Das Portal für die Firma wurde aufgebaut und die Benutzer/Gruppen/Organisationen aus dem Active Directory eingebunden. Des Weiteren wurden das Layout sowie die Einstellungen individuell eingerichtet.
Features
Handbücher jeder Art wurden aufgebaut und können mit Volltextsuche durchsucht werden. Im Lenkungsprozess können gezielt Benachrichtigungen versendet werden, mit welchen die verantwortlichen Mitarbeiter zur gewünschten Aktion aufgefordert werden. Benachrichtigungen können hierbei als Mitteilung im Portal veröffentlicht oder als Email versendet werden. Die Qualitätsbeauftragten, mit allen ihren umfangreichen Aufgaben und Befugnissen, können bereits nach nur kurzer Einweisung und Anleitung das moderne System, selbstständig nutzen. Der „reguläre“ Nutzer arbeitetet mit dem übersichtlichen System und selbsterklärender Funktionen, auch ohne Erklärungen ganz intuitiv.
Migration Bestandsdaten
Inhaltlich wurden zu Beginn ca. 1400 Dokumente, davon ca. 600 als Editor Inhalte (aus Word migriert), in das Informer System importiert.
Für eine optimale Migration wurde hierfür zuvor eine neue Ordnerstruktur erstellt. Die zu übernehmenden Dokumente, wurden in ihrer aktuellen Fassung als Datei in einem neuen Ordnerbaum abgelegt. In Ihrer neuen Struktur wurden die Daten dann zwecks Aufbereitung und Migration an TQsoft übermittelt.
Kühlmann plant die Eingliederung weiterer Organisationseinheiten in den Informer, welcher als Gesamtplattform jederzeit erweiterbar ist.
Statement Frau Meiwes (Qualitätsmanagement)
Mit dem Digitalisierungsprozess gehen wir einen weiteren Schritt Richtung Zukunft. Nach und nach werden immer mehr Organisationseinheiten an das Dokumentenmanagementsystem angeschlossen. Auch wenn die Migration noch nicht vollständig abgeschlossen ist, sind die Vorteile der Digitalisierung bereits deutlich spürbar. Die schnelle und unbürokratische Umsetzung individueller Anpassungen rundet das Gesamtkonzept des Informer ab.
