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Schildkröte verbessert Geschäftsprozesse

Wie verbessert eine Schildkröte Ihre Geschäftsprozesse?

Die Turtle-Methode (Schildkröte) ist ein wirksames Instrument zur Vereinfachung unterschiedlicher Geschäftsprozesse. Anhand eines Turtle-Diagramms können die wichtigsten Prozessmerkmale benannt und zusammengefasst werden. Durch die Übersicht in Form einer Schildkröte (Turtle) sind Schwachstellen und Risiken leicht erkennbar. Eine genaue Prozessanalyse stellt eine wesentliche Grundlage für ein Qualitätsaudit dar und ist deshalb im Qualitätsmanagement unverzichtbar. Einzelne Prozessmerkmale lassen sich mithilfe dieser Methode übersichtlich darstellen. Das Ziel besteht dabei in der Analyse und Optimierung von Prozessen. Zu den Merkmalen eines Turtle-Diagramms zählen neben dem Prozess-Input und -Output auch Kennzahlen, Ressourcen, Methoden und Beteiligte. Mit der Turtle-Methode werden einerseits Effizienz und Effektivität von Prozessen gemessen und andererseits Schwachstellen ermittelt und gezielt verbessert.

Produktivitätssteigerung durch das Turtle-Diagramm

Abhängig vom Zweck der Analyse und der Komplexität der Prozesse werden relevante Informationen mithilfe der Turtle-Methode erhoben. Die Eingaben, der sogenannte Prozess-Input, werden anschließend durch folgende W-Fragen ergänzt:

  1. Womit: Ressourcen
  2. Wer und mit wem: Verantwortliche, Betroffene, Beteiligte
  3. Wohin: Weitergabe oder Weiterverfolgung für den Prozess-Output
  4. Wie: Methoden, Anweisungen, Verfahren
  5. Wie gut ist der Prozess, Kennzahlen
  6. Woher: Quelle oder Auslöser des Prozess-Inputs
  7. Wofür: Ziele
  8. Was passiert im Prozess und mit welchen Risiken

Prozessaktivitäten und Tätigkeiten werden im Einzelnen benannt, wodurch anschließend mit dem Prozess-Output ein konkretes Prozessergebnis erzeugt wird. Die Turtle-Methode erweist sich besonders bei den Modulen:

  • Entwicklung und Vermarktung
  • Produktivitätssteigerung
  • Projektplanung
  • Aufnahme und Gestaltung von Geschäftsprozessen
  • Qualitätsmanagement(QM)

als sehr effizient. Die Durchführung einer solchen Analyse sollte in kleinen Workshops erfolgen. Für die Aufbereitung einzelner Prozesse muss abhängig von deren Komplexität ein Zeitrahmen von 1 bis 3 Stunden eingeplant werden.

Effiziente Analysemethode

Ursprünglich wurde die Turtle (Schildkröte) zur Prozessanalyse in der Automobilindustrie entwickelt. Inzwischen zählt sie zu den klassischen Analyse-Instrumenten. Dabei werden einzelne Prozesse in der Schildkröte exakt abgebildet. Anhand einer klaren und strukturierten Beschreibung lassen sich Prozesse und Teilprozesse auch im Hinblick auf deren Input aus vorgelagerten Prozessen betrachten. Die im Diagramm dargestellten Informationen setzen sich aus allen verfügbaren Dokumenten und Materialien zusammen, die für die Erzeugung eines Prozessergebnisses notwendig sind. Prozess-In- und Output werden im Kopf und Schwanz der Schildkröte dargestellt. Die Schildkröten-Beine, die zur Fortbewegung dienen, nehmen alle zur Erstellung des Prozess-Outputs notwendigen Ressourcen und Steuerungsinstrumente auf. Die Schwäche der Methode besteht darin, dass über eine steckbriefartige Prozessbeschreibung eine detaillierte Beschreibung der Interaktion einzelner Faktoren wie Ressourcen oder Personal nur eingeschränkt möglich ist. In manchen Fällen entsteht während der Analyse einer Prozesskette beim Abgleichen einzelner „Schildkröten“ ein hoher Aufwand. Der Ablauf einer Turtle-Analyse ist durch die symbolische Schildkröte, die mit allen Prozessinformationen gefüttert wird, vorgezeichnet. Das Ausfüllen eines Turtle-Diagramms folgt dabei einfachen Schritten.

Die Vorteile der Turtle-Methode

Zunächst wird die Prozessbezeichnung definiert und der Name des Prozess-Verantwortlichen eingetragen. Die Kopfzeile dient zur stichwortartigen Beschreibung des Prozess-Inputs. Das Ergebnis – der Prozess-Output – wird im Schwanz der Schildkröte beschrieben. Anschließend wird die Frage, womit der Prozess durchgeführt wird, beantwortet. Im ersten Bein der Schildkröte sind die zur Prozess-Durchführung notwendige Ausrüstungen, Materialien oder Räumlichkeiten aufgeführt. Bei der Beantwortung der Frage, mit wem die Prozesse durchgeführt werden, sind nicht die Personen gemeint, sondern spezifische Rollen. Mit dieser Fragestellung soll geklärt werden, über welche Qualifikationen Personen bei der Durchführung des Prozesses verfügen müssen. Die Ergebnisse der „Wie-Frage“ werden im nächsten Schildkrötenbein notiert. Im Vordergrund stehen dabei Anweisungen, Techniken und Verfahren oder Checklisten und gesetzliche Anordnungen, die bei den Prozessen beachtet werden müssen. Mit der Frage, womit ein Prozess gesteuert wird, sind die Leistungsindikatoren wie Prozesskennzahlen zur Messung und Dokumentation des Erfolgs gemeint. Nach dem Ausfüllen des Schildkröten-Diagramms findet eine Prozessbewertung anhand einer Stärken- und Schwächenanalyse statt. Optimierungsmöglichkeiten, die dabei aufgedeckt werden, können im Ergebnisprotokoll für jeden Prozess einzeln bewertet und anschließend zusammengefasst werden.

Die Turtle-Methode bietet den Vorteil, dass durch eine systematische Betrachtung jedes einzelnen Prozess-Merkmals neue Analysestandpunkte gefunden werden. Durch die strukturierte Visualisierung wird eine hohe Transparenz hinsichtlich Schnittstellen und Abhängigkeiten erzielt.

Autor: Alexander Glöckner (Glöckner & Schuwerk)

 

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Worauf jedes Unternehmen achten sollte, wenn es die Cloud verwendet

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Platform-as-a-Service

Gleiches gilt neben SaaS auch für Platform-as-a-Service (PaaS), das cloudbasierte Plattformen für Webentwickler bietet. Dazu zählen zügig verfügbare Laufzeitumgebungen für Anwendung und Entwicklung. In der Cloud entfallen hoher Verwaltungsaufwand und Kosten für Hard– wie Software. Davon profitieren Software-Lebenszyklen, vom Entwurf über Development und Test zum Roll-out. Auch der Betrieb von Webapplications im Internet gelingt per Cloud Computing. Obige Cloudvorteile entspringen auch Infrastructure-as-a-Service (IaaS) als mietbare Rechen– bzw. Serverleistung.

Cloud-Checkliste

Im Cloud Computing gilt Compliance zu Kontrollierbarkeit und Transparenz sowie Beeinflussbarkeit als starke Herausforderung an Anbieter genauso wie für die Anwender. Speziell müssen Verantwortliche von Unternehmen ihre Datenverarbeitung angemessen verantworten. Dazu gehört
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Vor diesen Abhängigkeiten fällt die prinzipielle Entscheidung zum Einsatz von Cloud Computing. Zu jenen Bedingungen zählt auch
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Wer schreibt, der bleibt

Zudem stimmen Anbieter und Anwender ihre Sicherheitsmaßnahmen ab Mai 2018 in Form einer Auftragsverarbeitung nach Artikel 26 der EU-Datenschutzgrundverordnung ab. Öffentliche Stellen nutzen Clouds mit Sitz in Drittstaaten besonders umsichtig: Gerade außereuropäische Behördenstellen greifen oft umfänglich, ohne Anlass und ohne direkten Bedarf auf persönliche Daten zu. Dies interessiert speziell Unternehmen in Deutschland, die Daten an US-Stellen senden. EU-Standardvertragsklauseln oder BCR bei Cloud-Anbieter, die außerhalb der EU/des EWR ihren Sitz haben, müssen verwendet werden.

Vorsicht Geheimdienste

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Autor: Peter Suhling

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