Autoryrausch

Datenschutz-Grundverordnung meistern mit der Software Informer

Die Software Informer bereitet sich darauf vor, Sie bei der Umsetzung der neuen Datenschutz-Grundverordnung, zu unterstützen.
Die Verordnung gilt ab dem 25. Mai, europaweit für alle Unternehmen und verschärft die bereits vorhandenen Datenschutz-Richtlinien enorm.

Mit der Unternehmensplattform Informer können Sie die für Ihre Firma zutreffenden Gesetze und Artikel ermitteln und bewerten.
Der Auditprozess unterstützt Sie bei der Überprüfung des Ist-Zustand und hilft Ihnen beim einhalten relevanter Artikel und Gesetze.
Über eine Abdeckungsmatrix halten Sie Ihren Datenschutz-Status immer im Blick, damit Sie auch wirklich nichts übersehen.

Die weiteren Module Dokumentenmanagement, Risikomanagement und Feedbackmanagement stehen ergänzend zur Verfügung.

Wir halten Sie über die Entwicklung auf dem Laufenden.

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Dokumentenmangementsystem für Kühlmann

Die Heinrich Kühlmann GmbH & Co. KG ist Hersteller hochwertiger Lebensmittel, mit hohem Anspruch, neuen Ideen und großem Idealismus. Leistung und Leidenschaft sind für sie keine leeren Worte.

Um dieses Qualitätsversprechen auch in der Zukunft halten zu können, hat Kühlmann alle Dokumente digitalisieren und professionell verwalten lassen. Dadurch wurde die stete Aktualität gewährleistet und Sorge getragen, dass alle Mitarbeiter auf ausschließlich relevante Daten über Ihre Browserstartseite zugreifen. Die Benutzereinstellungen der Mitarbeiter werden hierbei individuell festgelegt. Dies erspart den Unternehmen jede Menge Zeit und beugt Fehlern vor. Der ehemals hohe Arbeitsaufwand der Erstellung der manuellen Überwachungslisten entfällt komplett, da diese durch den Informer automatisiert werden. Risiken, bedingt durch den veralteten Prozess, wurden ausgeschaltet und somit die Performance des gesamten Unternehmens effektiv verbessert!

Die Vorgehensweise im Detail

Installation

Die grundlegende Installation des Informer erfolgte durch TQsoft in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung der Firma Kühlmann. In diesem Fall wurde die Installation per Remote Zugriff umgesetzt. Voraussetzung waren lediglich ein aktueller Windows Server und eine SQL Datenbank.

Konfiguration 


Das Portal für die Firma wurde aufgebaut und die Benutzer/Gruppen/Organisationen aus dem Active Directory eingebunden. Des Weiteren wurden das Layout sowie die Einstellungen individuell eingerichtet.

Features

Handbücher jeder Art wurden aufgebaut und können mit Volltextsuche durchsucht werden. Im Lenkungsprozess können gezielt Benachrichtigungen versendet werden, mit welchen die verantwortlichen Mitarbeiter zur gewünschten Aktion aufgefordert werden. 
Benachrichtigungen können hierbei als Mitteilung im Portal veröffentlicht oder als Email versendet werden. 
Die Qualitätsbeauftragten, mit allen ihren umfangreichen Aufgaben und Befugnissen, können bereits nach nur kurzer Einweisung und Anleitung das moderne System, selbstständig nutzen. Der „reguläre“ Nutzer arbeitetet mit dem übersichtlichen System und selbsterklärender Funktionen, auch ohne Erklärungen ganz intuitiv.

Migration Bestandsdaten

Inhaltlich wurden zu Beginn ca. 1400 Dokumente, davon ca. 600 als Editor Inhalte (aus Word migriert), in das Informer System importiert.
Für eine optimale Migration wurde hierfür zuvor eine neue Ordnerstruktur erstellt. Die zu übernehmenden Dokumente, wurden in ihrer aktuellen Fassung als Datei in einem neuen Ordnerbaum abgelegt. In Ihrer neuen Struktur wurden die Daten dann zwecks Aufbereitung und Migration an TQsoft übermittelt.
 Kühlmann plant die Eingliederung weiterer Organisationseinheiten in den Informer, welcher als Gesamtplattform jederzeit erweiterbar ist.

Statement Frau Meiwes (Qualitätsmanagement)

Mit dem Digitalisierungsprozess gehen wir einen weiteren Schritt Richtung Zukunft. Nach und nach werden immer mehr Organisationseinheiten an das Dokumentenmanagementsystem angeschlossen. Auch wenn die Migration noch nicht vollständig abgeschlossen ist, sind die Vorteile der Digitalisierung bereits deutlich spürbar. Die schnelle und unbürokratische Umsetzung individueller Anpassungen rundet das Gesamtkonzept des Informer ab.

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Bewerbermanagement für die DFH Deutsche Fertighaus Holding AG

Die DFH Deutsche Fertighaus Holding AG ist das größte Fertighausunternehmen Deutschlands und mit mehr als 20 Prozent Marktanteil führend in der Branche. Als starker Unternehmensverbund verfolgt die im Jahr 2001 gegründete Holding eine klare Strategie: als Dachgesellschaft von vier Fertighausmarken bietet sie Häuser für jeden Stil und Geschmack!

Diese vier Vertriebslinien agieren mit innovativen Hauskonzepten in Holzrahmen- und Massivbauweise jeweils eigenständig am Markt:
• massa haus als führende Marke für Ausbauhäuser 

• allkauf als Spezialist für Ausbauhäuser mit maßgeschneiderten 
Ausbaupaketen 

• OKAL als Premiumanbieter für schlüsselfertige Eigenheime 

• Ein SteinHaus als Experte für massiv gebaute Fertighäuser 


Die Abwicklung, Produktion und Montage der beauftragten Eigenheime erfolgt zentral über die DFH, welche die strategische Ausrichtung der DFH-Gruppe verantwortet, finanzielle Planungssicherheit bietet und alle Phasen in der Projektabwicklung kontrolliert. Diese Bündelung
von Erfahrung und Wissen kommt den Kunden zugute:

Maximierung der Qualität – Minimierung der Kosten!
Der Hauptfirmensitz der DFH und ihrer Tochterunternehmen ist in Simmern im Hunsrück – mit mehr als 140 Musterhausstandorten (Stand 2016) ist sie deutschlandweit vertreten.
Die Mitarbeiteranzahl liegt konzernweit bei etwa 1350 Angestellten. Zählt man die freien Handelsvertreter der vier Vertriebslinien hinzu, ergibt sich eine Zahl von fast 2000 Mitarbeitern!

Die Anforderung

Für das Bewerbermanagement der freien Handelsvertreter haben die Vertriebslinien der DFH die TQsoft GmbH mit ins Boot geholt und folgende Anforderungen an sie gestellt:
• Umfassende Qualitätssteigerung des Außendienstmitarbeiter-Bewerbermanagements, durch Unterstützung bei der Stellenausschreibung und dem Bewerbungsablauf 

• Hilfe bei der Erstellung und Dokumentation der Korrespondenz mit dem Bewerber – Verkürzung der Bearbeitungszeiten und Optimierung der Informationswege 

• Garantie der Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Vorgänge (aktuelle sowie abgeschlossene) – von der eingehenden Bewerbung bis hin zum Vertragsabschluss 

• Auswertbarkeit der Resonanz auf die unterschiedlichen Platzierungen (online Stellenportale,…) der Ausschreibungen 
Die TQsoft-Lösung 


An dem komplexen Geschäftsprozess des Handelsvertreter-Bewerbermanagements sind folgende Personen beteiligt: auf der „externen“ Seite der Bewerber, auf der firmeninternen Seite die Verkaufsleiter, Sachbearbeiter und HR.
Die Stellenausschreibungen werden über bekannte Stellenportale (wie Stepstone, Monster, Stellenbörse etc.) sowie über die eigenen Firmenwebseiten eingestellt.

Die Vorgehensweise im Detail

Mit der neuen Lösung von TQsoft werden Bewerbungen auf diese Stellenausschreibungen nun über ein einheitliches und einfach zu nutzendes Bewerbungsformular abgegeben – so erreichen alle Antworten der Interessierten das Unternehmen nach einheitlichem Schema. Der Bewerber wird automatisch über den Status und nächste Schritte in Bezug auf seine Bewerbung informiert.

Firmenintern werden eingehende Bewerbungsschreiben automatisch der jeweiligen offenen Stelle (in einer der 4 Vertriebslinien oder auf Holding Ebene) zugeordnet. Sachbearbeiter der Personalverwaltung übernehmen die Überprüfung auf Vollständigkeit und Ernsthaftigkeit der Formulareingänge und nutzen den Prozess, um die Verantwortlichen der jeweiligen Stellenausschreibung (GVL/ VKL) über interessante „Kandidaten“ zu informieren. Diese erhalten über den Workflow Unterstützung bei der nun folgenden Korrespondenz und Terminabstimmung mit dem Bewerber. Im Fall der Einstellung werden im System automatisch die passenden Verträge generiert.

Kompetente Bewerbungen, die jedoch nicht zu einem Vertragsabschluss geführt haben, werden nach Genehmigung des Bewerbers in einem Bewerberpool gesammelt, um bei erneutem Personalbedarf auf die Person zugehen zu können.

Übersichtliche Reports und Cockpits ermöglichen jeder Zeit einen Überblick über alle laufenden Bewerbungen und anstehenden Aufgaben,
liefern darüber hinaus Informationen über die „Herkunft“ der Bewerbungen und ermöglichen so aktuelle statistische Auswertungen des Bewerbungsprozesses.

Kundenstatement

Oliver Dümcke: „Die Fa. TQ-Soft hat es geschafft, unseren relativ komplexen Ablauf der Bewerbungen von Handelsvertretern in einer Software abzubilden, dass wir schon jetzt die deutlichen Vorteile merken. Die Abbildung aller Prozessschritte und das detaillierte Reporting  ermöglicht es uns , Schwachpunkte in dem Prozess herauszuarbeiten und Ressourcen effizienter einzusetzen.“

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